Tampereen Tilapalvelut digitalisoi tilausprosessinsa helpoksi

Tampereen Tilapalvelut on Tampereen kaupungin omistama yhtiö, jonka noin 230 ammattilaista hallinnoivat kaupungin omistuksessa olevia kaikkia kiinteistöjä ja niiden rakennuksia.

Tampereen Tilapalvelut on kehittänyt järjestelmiään yhteistyössä Pilvilampi Softwaren kanssa keväästä 2019 asti ja yhteistyö jatkuu. Aiemmin excel-taulukoilla hallinnoitu puitesopimuksien kokonaisuus siirrettiin Sopivin O365 -liiketoiminta-alustaan pohjautuvaan järjestelmään, joka on konfiguroitu täysin Tilapalveluiden tarpeiden mukaan.

Kumppaniverkoston hallinnointi excel-taulukoilla johti virheisiin muun muassa oikean sopimustiedon hyödyntämisessä ja synnytti monenlaisia erilaisia toimintatapoja.

– Puitesopimukset olivat aiemmin verkkolevyillä ja niitä seurattiin  excel-taulukoilla. Tilauksia taas muokattiin wordilla. Ihmiset päivittivät vanhoja word-pohjia, joiden mukana kulkeutui vanhaa tietoa eteenpäin, moni tilasi puhelimitse ja eri yksiköissä toimittiin ihan eri lailla, kertoo Marko Lahtinen, Tampereen Tilapalveluiden projektiasiantuntija.

OIKEAT TILAUKSET OIKEILLE YRITYKSILLE

Uuden järjestelmän monet mahdollisuudet ymmärrettiin asiakkaan toimesta nopeasti ja sopimustenhallinta onkin laajentunut tilausjärjestelmäksi siten, että tilausten tekeminen suoraan oikeilta sopimuksilta on nyt mahdollista järjestelmän kautta.

Haasteeksi oli muodostunut tiedon pirstaloituminen eri tallennuspaikkoihin ja tiedostoihin. Tieto uusista sopimuksista jäi tilaajilla herkästi huomioimatta, koska toimittiin käsin päivitettävien dokumenttien tukemana.  Toimintatapa aiheutti haasteita myös muutostilanteissa, kuten puitesopimusten kilpailuttamisen aikaan.

– Tilaajia on useita kymmeniä. Vaikka me viestitetään sähköpostilla, että nyt on uudet sopimukset astuneet voimaan, niin eihän sitä muista se henkilö, joka tilaa kuukauden tai kahden päästä. Oli siis riski, että ihmiset käyttävät vanhoja kumppaneita tai sitten olettavat, että kun tietty yritys tuottaa useampaa palvelua, sopimus koskee varmasti niitä kaikkia, kuvailee Lahtinen aiempaa tilannetta.

Tilauksia tehtiin siis vahingossa väärille sopimuskumppaneille tai niiltä jäi uupumaan olennaisia turvallisuuteenkin liittyviä seikkoja. Uuden järjestelmän ansiosta se ei enää ole mahdollista eikä tilausten oikeellisuus jää muistin varaan.  Sopimusten ja tilausten siirtäminen uuteen järjestelmään on siis helpottanut tilaajien työtä.

Tällä hetkellä valmis tilaus siirtyy järjestelmästä vielä tilaajan sähköpostiin viimeistä tarkastusta varten ja lähetettäväksi edelleen. Työn alle on otettu kuitenkin jo seuraava vaihe, jossa järjestelmässä laadittu tilaus lähetetään sieltä suoraan sopimuksen mukaiselle toimittajalle.

KUSTANNUSSEURANTA KUNTOON

Uusi järjestelmä on mahdollistanut myös uudenlaisen tiedon hyödyntämisen. Määrättyjä tietoja sopimusten hyödyntämiseen ja käyttöasteeseen liittyen ei nimittäin saatu aiemmin mistään, sillä sen varmistava järjestelmä puuttui.

– Yksi tärkeä asia mitä tällä on haettu ja saavutettu on kustannusseuranta. Eri järjestelmistä saatavaa tietoa pystytään nyt automaattisesti yhdistämään eli me saadaan sellaista tietoa, mitä ei olla koskaan aiemmin saatu: paljonko on tilattu euroissa tietyltä sopimukselta. Tässä on siis asioita, jotka aiemmin eivät olleet mahdollisia ja nyt ovat, Lahtinen kertoo.

Näin Pilvilammen rakentama järjestelmä ei siis ainostaan korvaa excel-taulukoita ja word-tiedostoja vaan täydentää myös ennestään käytössä olevia järjestelmiä.

ONGELMANRATKAISUKYKY ON ARVOKASTA

Yhteistyö sujuu välittömässä ilmapiirissä. Asiakkaan visiot on kyetty onnistuneesti muuntamaan järjestelmäominaisuuksiksi ja ongelmat ratkaisemaan.

– Hoidan ICT-tehtäviä, mutten ole taustaltani ICT-osaaja. Pilvilammen kanssa on helppo käydä keskusteluja ja jutella asioista. Keskusteluilmapiiri on rento mutta asiallinen. Yhteistyö on sillä tavoin luontevaa, Lahtinen kuvailee.

Ongelmanratkaisukyky on avainasemassa onnistuneessa projektityössä. Se tarkoittaa myös, että asiakkaalle sanotaan rehellisesti, jos tiettyä ominaisuutta ei kannata toteuttaa alunperin toivotulla tavalla.

– Kertaakaan ei varmaan ole tullut vastaan sellaista, mitä ei voisi tai kannattaisi tehdä, mutta asiakkaalle sanotaan myös jos tietyllä tavalla ei kannata tehdä. Sen taustalla oleva kokemus on erittäin arvokasta, Lahtinen kiittelee.

Tampereen Tilapalveluiden ratkaisu on rakennettu kiinteistöhallinnan toimijan tarpeisiin, mutta se kattaa osioita, jotka palvelevat yhden jos toisenkin liiketoiminnan tarpeita.

Lue lisää Tampereen Tilapalveluiden ratkaisusta