Dokumentti ei ole työkalu

Päivitätkö sinä kesälomasi Exceliin? Teetkö sellaiseen jopa tuntikirjaukset kokonaisuudessaan? Ylläpidätkö sellaisessa listaa henkilöstöstä, asiakkaista, toimittajista, hankinnoista tai projekteista? Osaamisesta, koulutuksista, työsuhde-eduista? Onko tehtävälistasi määräpäivineen postit-lapulla näppiksen vieressä? Menikö liidin puhelinnumero hukkaan, koska kirjasit sen pöydällä levänneen myyntiraportin taakse?

Rakastetuin tapa hoitaa organisaation sisäistä yhteistyötä tuntuu olevan Excel-taulukko, jota itse kukin rikastuttaa omilla tiedoillaan. Pahimmassa tapauksessa eri versioita kyseisestä taulukosta lähetellään edelleen sähköpostilla, jolloin kukaan ei ole varma, kenellä uusin versio dokumentista on. Paremmassa tapauksessa dokumentti on kaikkien käsiteltävänä intrassa, jolloin harmina voi lähinnä olla se, että dokumentti on säännöllisesti lukittuna toiselle käyttäjälle tai että siitä paisuu datamonsteri. Vähän ärsyttävää, mutta ei se mitään.

Tiedätkö mikä dokumentti tuolloin on? Se on työkalu.

Meidän kantava ajatuksemme taas on, ettei sen pitäisi olla. Dokumentti on raportti tehdystä työstä tai asioiden yhteenveto. Sen tehtävä on kertoa, mitä tehtiin tai mitä tulisi seuraavaksi tehdä.

KEN EXCELIÄ KAVAHTAA, SE POWERPOINTIIN KAPSAHTAA

Jos Excel ei ahdista, kuinkas tuo PowerPoint-puoli? Teetkö tulosraporttia johdolle leikkaamalla ja liimaamalla tietoa toisista dokumenteista PowerPoint-tiedostoon? Laaditko tarjouksia viilaamalla kerta toisensa jälkeen vanhoja PowerPoint-pohjia eläen aina siinä jännityksessä, että vanhasta pohjasta jäi sittenkin vääriä tietoja uuden asiakkaan tarjoukseen? Lähetätkö tilauksia väärälle henkilölle, koska päivittämässäsi PowerPoint-pohjassa on jo toisiin tehtäviin siirtyneen yhteyshenkilön tiedot?

Sovellapa tähän maailmaan ajatus siitä, ettei dokumentti olisikaan työkalu. Siinä todellisuudessa täyttäisit tarjouksen tiedot jäsenneltyyn lomakkeeseen järjestelmässä, klikkailisit valmiit tuoterivit tuotetietoineen tarjoukselle ja parilla lisäklikillä liittäisit tarvittavat liitteetkin samaan settiin. Sitten viimeinen ponnistus eli itsevarma näpäytys TULOSTA-painikkeesta ja voilà, brändi-ilmeen mukainen valmis pdf-tarjous täydellisine tuotetietoineen ja kattavine liitteineen putkahtaisi asiakkaan sähköpostiin.

Entä mitä jos johdon kuukausiraporttiin saisi kaikki tiedot yhdestä ja samasta järjestelmästä ja suoraan PowerPointiin? Klik klik ja presistä esittämään.

Vai onko käytössä Word? Lue edellä olevat kappaleet ja korvaa sana PowerPoint sanalla Word.

JÄRJESTELMÄ JÄRJESTÄÄ AJATUKSET

Emme varsinaisesti ole siinä asemassa, että voisimme määritellä Microsoftin Office-ohjelmistot tarpeettomiksi. Kyse on roolituksesta. Emme väitä, etteikö Excel-taulukko olisi erinomainen väline lukujen pyörittelyyn tai tiettyyn mittaan asti jopa kokonaisen liiketoiminnan pyörittämiseen. Sitä mukaan kun taulukoiden ja/tai niitä käsittelevien henkilöiden määrä kasvaa, Excelin roolin tulisi kuitenkin kääntyä työkalusta raportiksi.

Ja kyllä, monesti PowerPoint on toimiva ratkaisu yksittäisen esityksen laatimiseen ja Wordiin on helppo muotoilla kertalaatuinen kirjallinen dokumentti. Usein näiden dokumenttien täyttäminen jää kuitenkin toimittamaan tarpeetonta roolia liiketoiminnan kasvaessa tai niiden tehtailu synnyttää turhaa toistuvaisluonteista työtä. Raportti pysyköön lestissään.

Järjestelmä, se sen sijaan on työkalu. Se on työkalu, joka jäsentelee tietoa ja käyttäjän ajatuksia, oikoo mutkia ja yksinkertaistaa tekemistä. Se tuottaa nappia painamalla raportteja, jotka kertovat tarinaa siitäkin, mitä itse työkalulta vaaditaan, jotta se parhaiten tukisi liiketoimintaa.

Mietipä. Kuinka moni  täyttää Excel-taulukkoa sen sisältöä tai käyttötarvetta kyseenalaistamatta, koska niin on aina tehty? Jos lukisitkin sitä raporttina etkä täyttelisi työkaluna, katsoisitko sitä eri silmin? Näkisitkö kirkkaammin, mitä se sinulle kertoo ja huomaisit sen, mikä jää uupumaan?

Sitähän minäkin.

Pia Aspholm

pia.aspholm@pilvilampi.fi
+358 40 1284 894

Organisaatioelämän virheellisestä työkalusuunnittelusta voit lukea lisää täältä.