Prohoc Oy
Projektiliiketoiminnan ja teollisen rakentamisen palveluihin erikoistunut Prohoc Oy lähettää asiantuntijoitaan erilaisille työmaille ympäri maailmaa erimittaisille työkomennuksille. Kymmenien työntekijöiden tietojen ja yrityksen omaisuuden, muiden etuuksien ja työkomennuksiin liittyvien palvelupyyntöjen hallinnointi sähköpostilla ja excel-taulukoissa koettiin kuormittavaksi ja tehottomaksi toimintatavaksi.
Järjestelmien uusiminen nostettiinkin pöydälle, kun merkittävien kasvutavoitteiden vuoksi organisaatiossa tunnistettiin tarve nostaa sen tekeminen uudelle tasolle myös tiedonhallinnan saralla. Tehtävien jumiutuminen ihmisten sähköpostiin hidasti operatiivista toimintaa ja altisti tekemisen virheille. Yrityksessä koettiin, että yksittäisten ihmisten varassa oleva hallinnollinen toiminta oli suoranainen kasvun este.
Uusi järjestelmä on mahdollistanut muun muassa:
- Kustannussäästöt mm. oikea-aikaisen sopimustiedon hallinnoinnin ansiosta
- Kirkkaan näkymän hallinnollisten prosessien kuormittavuuteen
- Pyyntöjen ohjaamisen parhaalle mahdolliselle asiantuntijalle yhteisen kanavan ansiosta
- Tiedon aktiivisen hallinnoinnin sen säilyttämisen sijaan
Toiminnan skaalautuvuutta tehostamaan Prohoc lähti suunnittelemaan yhdessä Pilvilammen kanssa palvelupyyntöjärjestelmää, joka mahdollistaisi työntekijätietojen, etuuksien ja yrityksen omaisuuden hallinnoinnin läpinäkyvällä tavalla ja ohjaisi samalla palvelupyynnöt yksittäisten ihmisten sähköpostista yhteiseen palvelukanavaan.
Lopputulemana syntyi helppokäyttöisyydestään kiitosta saanut järjestelmä, jonka ansiosta tiedon älykäs hallinnointi mahdollistaa myös olennaiset kustannussäästöt, kun esimerkiksi työntekijöihin liittyvät projektikohtaiset tiedot ja niihin liittyvät tehtävät saadaan hallinnoitua oikea-aikaisesti. Työtehtävien automatisoinnilla ja palvelupyyntöjen ohjaamisella järjestelmäpohjaiseen kanavaan pystytään nyt myös tehokkaammin kohdistamaan henkilöstöresurssit eniten arvoa luoviin tehtäviin.
”Sellaisiin kysymyksiin, mihin me nyt pystytään vastaamaan palvelualustan raporteilla tai alustasta muutamilla hakusanoilla etsimällä, jouduttiin aiemmin laittamaan palaveri pystyyn. Nyt me saadaan tiedot alustasta minuutissa.”
Prohoc Oy on projektiliiketoiminnan ja teollisen rakentamisen palveluita tuottava insinööritoimisto, joka operoi ympäri maailmaa. Prohocin palveluissa yhdistyy pitkä kokemus globaalista teollisuuden projektijohdon ja rakentamisen palveluista uusiin älykkäisiin tuotannon ja valmistuksen palveluihin. Vuoden 2020 lopussa Prohoc työllisti 130 henkilöä ja sen liikevaihto oli 10 miljoonaa euroa.