Westenergyn tuntikirjausjärjestelmä istuu kuin hansikas

Westenergy Oy Ab on uuden sukupolven kiertotalousyritys, joka jalostaa jätettä sähköksi, kaukolämmöksi ja uusiomateriaaleiksi. Laitoksen tuottamalla energialla on paikallisesti suuri ympäristövaikutus, sillä se vähentää fossiilisten polttoaineiden tarvetta energiantuotannossa. Laitoksen tuotanto kattaa noin 42 prosenttia Vaasan alueen kaukolämpötarpeesta.

Pilvilampi Software rakentaa Westenergylle Sopivin 365 -liiketoiminta-alustan avulla kokonaisvaltaista järjestelmää, jonka avulla Westenergy pystyy digitalisoimaan koko toiminnan rungon.

Uusin lisäys järjestelmäkokonaisuuteen on tuntikirjausosio, jonka avulla korvattiin erillisten tuntilistojen päivittäminen excel-taulukoihin, joiden täyttäminen oli osittain myös paikkasidonnaista tai vaati vähintäänkin suojatun vpn-yhteyden.

Uuden järjestelmän haluttiin vastaavan yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin, joita toimialalle tyypilliset työroolit tuntiraportoinnille synnyttävät. Tärkeää oli myös, että helppokäyttöinen järjestelmä olisi käytettävissä myös mobiilisti.

YKSI TYÖKALU ON PAREMPI KUIN NIPPU TYÖKALUJA

Järjestelmää lähdettiin rakentamaan Sopivin O365 -alustaa hyödyntäen, sillä Westenergyn tuntikirjaustarpeet ovat hyvin yksilölliset liiketoiminnan luonteen ja työntekijöiden roolien vuoksi.

– Meillä kävi erilaisia järjestelmätoimittajia myymässä ratkaisujaan, kun halusimme eroon excelistä, mutta yksikään vaihtoehto ei oikein sopinut meidän erityistarpeisiimme, kertoo Westenergyn projekti-insinööri Niklas Serén.

Sopivin O365 – liiketoiminta-alustan avulla järjestelmäominaisuudet pystyttiin määrittelemään täysin yrityksen omien tarpeiden mukaisesti. Tutun alustan hyödyntäminen tarkoittaa myös, että tuntikirjausjärjestelmä saatiin rakennettua sisään samaan käyttöliittymään kuin yritykselle muutkin jo toteutetut sovellukset, kuten prosessienhallinta, reklamaatioiden hallinta, vaaratilanneraportointi sekä aamupalaverijärjestelmä, joka noutaa läpikäytävät tiedot automaattisesti muista järjestelmistä koottuun näkymään ja tulostaa palaveridokumentin näistä tiedoista nappia painamalla.

– Koska Pilvilammen kanssa oli jo muitakin sovelluksia rakenteilla, kysyimme, jos myös tuntikirjausjärjestelmä   saataisiin toteutettua samalla alustalla. Ja kaikkihan on näemmä mahdollista, kun vain istuu alas miettimään,   Serén jatkaa.

MIKSI TEHDÄ KÄSIN, JOS EI OLE PAKKO?

Uusi järjestelmä mahdollistaa nopeat tuntikirjaukset työntekijöille, näppärän tuntikuittauksen esimiehille sekä automaattiset ajot palkanlaskijalle. Työntekijän tuntikirjauslomakkeelle tuodaan esimerkiksi automaattisesti työntekijän palkkalajiin ja palkan lisiin liittyvät tiedot taustajärjestelmistä työntekijän roolin mukaan.

Aiempi excel-taulukon täyttäminen tarkoitti, että myös palkanlaskija joutui hakemaan excelistä tiedot käsin ja syöttämään ne erikseen toiseen järjestelmään. Nyt tiedot siirtyvät nappia painamalla suoraan palkanlaskentajärjestelmään, sen jälkeen, kun esimies on hyväksynyt tunnit maksuun.

Uusi tuntikirjausjärjestelmä on otettu käyttöön ja muutaman kuukauden käyttökokemuksen kerryttämisen jälkeen järjestelmään on tarkoitus tehdä vielä päivitys, jolla nostetaan automatiikan tasoa entisestään.

–  Se mitä haettiin, kun järjestelmää lähdettiin rakentamaan, on saatu. Käytöstä haetaan nyt kokemuksia ja sen    perusteella tehdään vielä päivitykset järjestelmään sen mukaan, mitä porukka haluaa. Pian ihmetellään, miksi koskaan käytettiin mitään muuta, toteaa Serén.

Täysin asiakkaan yksilöllisten tarpeiden mukaan rakennettu tuntikirjausjärjestelmä luovutettiin asiakkaan käyttöön kaksi kuukautta ensimmäisen määrittelytapaamisen jälkeen. Sopivin O365 -alustan päälle rakennettua järjestelmää voidaan kehittää jatkuvasti –  pienesti hioen tai isoillakin harppauksilla. Kaikki ominaisuudet saadaan sovitettua organisaation yksilöllisiin tarpeisiin.

Lue lisää Westenergyn ratkaisusta.